Transkrip wawancara merupakan alih bentuk dari rekaman suara berisi ucapan menjadi sebuah dokumen tertulis, lengkap dengan tanda baca dan ejaan yang asli. Semua catatan dan tanda baca pada halaman mana pun disalin setepat mungkin dalam format yang disajikan. Beberapa klien mungkin tidak memerlukan sebuah transkrip yang lengkap, tetapi mengekstrak isi yang akan digunakan dalam penelitian. Dengan kata lain, beberapa klien menginginkan sintesis dari sebuah percakapan. Untuk menghasilkan sebuah transkrip yang baik maka transkriptor perlu memahami beberapa hal mendasar.

Tanda Baca dan Diakritik

Jangan pernah meremehkan tanda baca seperti titik, koma, tanda tanya, dan tanda baca lainnya. Contoh dari tanda diakritik yaitu tanda hubung panjang (-) atau tilde (~) atau et cetera (etc) yang banyak ditemukan. Kemudian penggunaan huruf superskrip atau garis bawah untuk menunjukkan huruf yang hilang dalam kata yang disingkat. Singkatan apa pun dalam teks harus ditranskripsikan ‘sebagaimana adanya’ karena setiap dugaan yang salah dapat berdampak pada interpretasi data yang keliru. Tanda-tanda ini akan berguna untuk melacak kembali kesalahan.

Keterangan Tanggal

Gunakan hari (angka) – bulan (huruf) – tahun (dalam angka penuh) dalam penulisan artikel, laporan, riwayat keluarga, dalam transkrip atau catatan sehingga pembaca memahaminya dengan cepat. Jika ada kekhawatiran bahwa tanggal akan disalahtafsirkan maka dapat ditambahkan catatan kaki.

Kata-kata yang Tidak Jelas

Kurung kotak digunakan untuk menandakan bahwa ada masalah dalam menangkap sebuah percakapan. Ucapan dari pembicara mungkin tidak jelas karena kadang bergumam atau pelafalan dengan dialek yang kental. Jika bagian dari sebuah kata, atau seluruh kata atau frasa tidak terbaca, gunakan tanda kurung siku untuk menandai bagian yang sulit. Tanda tanya dapat digunakan jika ada keraguan terhadap penulisan sebuah kata atau ucapan yang samar-samar.

Komentar dan Interpretasi

Setiap komentar yang memuat interpretasi harus dicantumkan dalam bentuk catatan kaki atau catatan akhir. Transkriptor harus menjaga konsistensi tulisan sehingga tidak membingungkan diri sendiri dan klien.